Automatizarea comenzilor și facturilor

Notează de unde vine, cine o validează, cum se verifică plata și stocul și unde se pregătesc documentele. Identifică transferurile manuale și pașii care cer o decizie. Un flux poate începe prin mutarea datelor, fără automatizarea tuturor aprobărilor.

• Cerere sau comandă primită
• Validarea datelor și a disponibilității
• Confirmarea plății, dacă este necesară
• Pregătirea documentului și aprobarea
• Expedierea și actualizarea statusului

Exemplu ipotetic: 300 de comenzi pe lună și 6 minute de copiere pentru fiecare înseamnă 30 de ore de lucru. Dacă un flux reduce copierea la 2 minute pe comandă, diferența ar fi 20 de ore. Acesta este un calcul de scenariu, nu un rezultat Midavco. Adaugă timpul pentru excepții și verificări înainte de a estima beneficiul.

Stabilește unde se păstrează clientul, produsul, prețul și documentul. Folosește identificatori comuni și reguli pentru retransmitere. Dacă aceeași comandă ajunge de două ori, fluxul trebuie să o recunoască. Deciziile despre emiterea, numerotarea și corectarea documentelor se validează cu persoana responsabilă de contabilitate.

Lipsa unui cod de produs, un client incomplet sau un răspuns întârziat al aplicației nu trebuie să dispară într-un jurnal greu de găsit. Definește o listă de operațiuni care cer intervenție, notificări și responsabil. Pentru pașii care afectează documentele sau stocul, aprobarea umană poate rămâne parte a fluxului.

Bugetul include analiza, integrarea, curățarea datelor, instruirea și mentenanța. Estimează și costul aplicațiilor ori al interfețelor terțe. Poți calcula un interval de recuperare folosind valoarea timpului economisit și costul lunar al operării, dar economisirea timpului nu înseamnă automat reducerea cheltuielilor firmei.

Alege un canal și un tip de comandă pentru prima etapă. Folosește exemple normale, anulări și retransmiteri și stabilește criteriul de acceptare. Compară timpul, erorile și operațiunile care cer corecții înainte de extindere. La Midavco, automatizarea se proiectează după proces și accesul real la sistemele implicate.